山西省湖北商会公文、印章、档案、办公用品管理办法

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发表时间:2012-11-13 15:40

摘要:

为规范山西省湖北商会公文、印章、档案、办公用品管理,制定本办法。
1.
公文管理

1.1商会公文由秘书处统一管理。
1.2商会对内对外印发公文必须由商会会长或秘书长签发。签发人应签署明确的意见、姓名及时间。
1.3商会发文由相关部门起草,经分管领导审核后送秘书长或会长签发。领导签发后由秘书处编号印发,并将签批的发文稿连同两份打印件正本立卷存档。
1.4外来公文由秘书处统一签收,然后根据来文内容提出分办意见,报分管领导审批后交有关部门办理。需传阅的文件,秘书处帖好传阅单,认真做好传阅登记。机密文件严格按规定的范围传阅。
2.印章管理
2.1商会所有行政公章均由秘书处确定专人保管。商会财务专用章和隶属单位所有财务专用章由财务部确定一名人员保管。公章只用于商会的公务活动,未经领导批准,保管人不得擅自用印,不得将公章私自带出。公章保管人外出或休假,由商会领导另行指定专人代管。
2.2因工作需要盖商会公章和下属公司印章,必须填写《印章使用审批表》,经商会秘书长或会长签字同意后方可盖章(凡秘书长、会长因故当时未签,事后交秘书长或会长补签,以便最后确认)。公章保管人应妥善保存《使用印章审批表》,以备查考。使用部室印章,由分管领导审核把关,只允许在商会内部业务范围内使用,不得对商会以外使用。
2.3不得在空白凭条上盖章,特殊情况必须在空白凭条上盖章的,必须经商会领导批准,由专人负责并在事后将使用情况作出说明并作书面备案。
3.档案管理
3.1商会在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须归档。除永久保存文档外,其余文档保存年限为3年。
3.2档案由秘书处确定人员专人管理。档案员要主动及时做好清理、立卷、归档和统计工作,防止档案损坏、丢失,便于检索查阅。
3.3档案员要严格遵守国家保密法和上级有关保密的规定,严格保守秘密。凡泄密的,要视情节和后果追究责任。
3.4因工作需要查阅资料,阅完应及时归档。借阅的,应做好登记,按规定时间归档。查阅机密资料,须经领导批准,并做好保密工作。
3.5对可销毁的档案,按《档案法》及有关规定编制销毁清册,经领导批准后集中销毁。机密档案按上级规定和要求,及时回收或就地销毁。
4.办公用品管理
4.1商会所有办公用品由财务部统一购置、登记入库,财务部应确定专人管理仓库。仓库管理员外出,由财务部另行指定专人代管。
4.2日常办公用品实行计划管理,每半年由各部室提出使用计划,经秘书处审核后逐级报秘书长审批,然后由财务部统一购置。计划外购置专项办公用品,要按照一事一报的原则,由使用部门提出,经秘书处审核后、逐级报商会会长审批,批准后交由财务部购买。未经领导批准擅自购买办公用品的,不予报销。
4.3购买办公用品原则上不使用现金。日常办公用品,要在保证质量、保证办公需要的前提下,本着节约方便的原则,大批量的找批发商送货,小批量到正规商店购买。
4.4办公用品的发放统一管理。各部门领用办公用品,应列出清单,经本部门领导签字同意后到秘书处领取领用单,凭领用单到财务部仓库领取。应做好发放登记,财务部应做好出库登记,上报领导。对已经发放的办公用品每季度做到共同核销一次。
4.5商会传真机、复印机只用于自身工作需要,不得对外借用。特殊情况需向外借用的,须经分管领导批准。
4.6因工作需要使用传真机和复印机,需经部室领导批准。工作人员不得擅自复印和传真与工作无关的材料,否则费用自负。


文章分类: 商会章程
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